Hvordan konfigurer jeg Next Oppgjør?

For å bruke Next Oppgjør, må Next være på versjon 4.0 eller høyere.

Konfigurasjon

For å kunne ta i bruk Next Oppgjør må basen være konfigurert slik at funksjoner i løsningen skal fungere korrekt. Følgende konfigurering er påkrevd før du tar i bruk verktøyet:

Regnskapsinnstillinger (Next Office)

For at poster i meglers budsjettoppstilling/fletting til oppdragsavtale skal grupperes riktig og meglers tilgodehavende skal gi riktig beløp i Next Oppgjør, må hovedbokskontoer være definert i Next Office i innstillingene under «Diverse» – «Regnskap».

Merk: Det er innført to nye innstillingsområder for «Utlegg» og «Drift». Meglers tilgodehavende er avhengig av at disse kontoene er definert.

Hovedbokskontoer som ikke er definert i innstillingene og som er knyttet til selger eller kjøper og som belaster klientkonto vil tolkes som «Andre utgifter». Vi gjør også oppmerksom på at konti definert som «Vederlag» er meglers avtalte honorar (provisjon/fastpris/timebasert honorar).

NB! Innføring av ny regnskapsinnstilling for Utlegg medfører at dere også må gjøre endringer i oppdragsavtalmalene deres. Det er kommet flettekoder for «Andre utgifter» som da må legges inn i malene slik at de postene som ikke havner under «Utlegg» kommer med ved fletting på oppdragene. Se avsnitt «Nye flettekoder/Vitecmaler».

Oppgjørsstatuser (Next Office)

For at Next skal kunne vite hvilken hoveddel av oppgjørsprosessen et oppdrag befinner seg i, må det kobles en gruppe til hver oppgjørsstatus. Dette gjøres i innstillingene for Oppgjørsstatusene i Next Office.

Depotjournaltyper (Next Office)

I Next Office kan du koble depotjournaltyper til en reservert type. Disse reserverte typene finnes i nedtrekkslisten «Reservert for» i innstillingene på depotjournaltypene.

Videre kan du til hver enkelt depotjournaltype sette hvilken relasjon som skal foreslås som rettighetshaver når du fører et dokument inn i depot. Dette er veldig nyttig og vil gjøre at brukeren i mange tilfeller vil få foreslått korrekt rettighetshaver uten å måtte søke den opp manuelt.

Merk: Valg av avdelinger er ikke mulig å utføre i denne innstillingen, men det er mulig å søke dem opp i søkefeltet for rettighetshavere når du fører dokumenter inn i depot på objektene i Next. Eksempelvis velge at megleravdeling er rettighetshaver på sikringspant.

Nedenfor beskrives de ulike koblingene mellom depotjournaltyper og reserverte typer («Reservert for») som er nødvendige for funksjonaliteten knyttet til widgeter i Next Oppgjør.

Pantedokument fra kjøpers bank

Det er viktig at du har en depotjournaltype som er reservert for «Panteobligasjon kjøper». Widgeten som skal vise status om pantedokument fra kjøper er mottatt ser etter om det finnes et registrert depotdokument med denne koblingen i oppgjørsdepotet, eller et depotdokument med en status fra Ambita som sier at kjøpers bank har levert ePantedokument.

Pantedokument med urådighet/sikring

Det må finnes en depotjournaltype som er reservert for «Sikringspant». Widgeten som skal vise status om sikringspant er tinglyst eller slettet ser etter om det finnes et registrert depotdokument med denne koblingen i oppgjørsdepotet, eller et depotdokument med en status fra Ambita som sier at urådighet er tinglyst eller slettet.

Skjøte

Det er viktig at du har en depotjournaltype som er reservert for «Skjøte». Widgeten som skal vise status om skjøtepakke er tinglyst eller ikke ser etter om det finnes et registrert depotdokument med denne koblingen i oppgjørsdepotet, eller et depotdokument med en status fra Ambita som sier at skjøtepakke er tinglyst.

Sjekklister (Next Office)

Sjekklister defineres i innstillingene i Next Office, ved å åpne og klikke på hver enkelt Oppdragstype. Det er lansert ny funksjonalitet i sjekklistene som utfører handlinger i Next Oppgjør, og sjekklistene må derfor konfigureres før oppstart.  Det anbefales at du konfigurerer sjekklistene i to hoveddeler: Sjekkliste megler og Sjekkliste oppgjør. Det er viktig at du utfører konfigurasjon på sjekkpunkter i begge hoveddeler for fullt utbytte av Next Oppgjør sin funksjonalitet.

Fargekoder

Fargekoder har eksistert i Next Office en god stund, men for de kunder som ikke er kjent med disse fra før, kan det være verdt å vurdere når Next Oppgjør lanseres. Tanken bak fargekodene er å kunne indikere en understatus på en oppgjørsstatus for å minimere antall statuser. Det er ingen fasit på hva den enkelte fargekode betyr, så foretaket bestemmer selv hva som ligger i de ulike fargene pr. oppgjørsstatus. Fargekode velges fra nedtrekksliste på sjekkpunktet.

Funksjoner

Det er opprettet nye viktige funksjoner som kobles til sjekkpunkter. Disse nås ved å trykke på «Macro» til høyre når du har markert sjekkpunktet i sjekklisten. Deretter trykker du «Legg til» for å velge kobling. Nedenfor beskrives koblingene pr. hoveddel.

Sjekkliste megler

Megler sitt siste sjekkpunkt bør være oversendelse av mappen til oppgjør. Til dette sjekkpunktet kan du koble en funksjon for kontroll av oppdraget. Denne funksjonen kan hvert foretak velge å ta i bruk eller ikke. Ser mer detaljert beskrivelse av funksjonen i avsnittet «Oppdragskontroll».

Sjekkpunktet kobles ved å legge til:

1. Spesialfunksjon: Åpne oppdragskontroll-sidepanel (Kun Next)

Sjekkliste oppgjør

I oppgjør sin hoveddel av sjekklisten må det finnes et sjekkpunkt for at oppgjørsmappen er mottatt. Dette sjekkpunktet er oppgjør sin start på oppdraget, og skal derfor kobles til den første oppgjørsstatusen og mappestatus. Ved riktig kobling vil sjekkpunktet sørge for at alle sjekkpunkter over, som tilhører megler, automatisk er lukket når en oppgjørsmedarbeider åpner objektet. Når du huker av sjekkpunktet vil i tillegg widget for oppgjørsmappestatus på oppgjørssiden oppdateres med riktig mappestatus. Det er også å anbefale at du kobler aktiviteten for når oppgjør mottar saken til samme sjekkpunkt.

Sjekkpunktet kobles ved å legge til:

1. Spesialfunksjon: Mottatt oppgjør
2. Set oppgjørsmappestatus: Mappe ikke godkjent (du har ikke godkjent ennå da du ikke har gått gjennom, men bare mottatt saken)
3. Aktivitet: Oppgjørsmappe
   • Huk av for «Utført» og legg inn evt. supplerende info i overskriftsfeltet

Det anbefales videre å koble øvrige oppgjørsmappestatuser (Mappe ikke godkjent, Mappe returnert og Mappe godkjent) til andre sjekkpunkter i sjekklistene, slik at widgeten oppdateres med mappestatus når disse sjekkpunktene hukes av.

Posteringskoder (Next Office)

For å få en ryddig oppgjørsoppstilling i Next bør det konfigureres overskrifter for posteringskodene i Next Office. Overskrifter opprettes ved å trykke på «…» utenfor feltet «Overskrift». Når overskrifter er definert velges disse pr. posteringskode:

Dokumentmaler (Next)

I forbindelse med Next Oppgjør er det opprettet flere nye funksjonsmaler og innstillinger for blant annet å kunne forenkle sendingen av restgjeldsforespørsler og oppgjørsoppstillinger, samt sørge for mer effektiv fletting av dokumenter.

Funksjonsmaler

Funksjonsmaler kobles mot aktuelle maler i Utfør-menyen og «Funksjonsmaler». For en oppgjørsmedarbeider er det fire funksjonsmaler som er essentielle:

• Innhent restgjeld
• Innhent restgjeld tvangssalg
• Følgebrev oppgjørsoppstilling selger
• Følgebrev oppgjørsoppstilling kjøper

Malene som kobles til disse funksjonene må være systemmaler, og ved bruk vil de åpne en e-post og flette inn malteksten.

Følgebrevene for oppgjørsoppstillingene aktiveres når du velger «Send oppgjørsoppstilling» eller «Send e-post» (sistnevnte fra Utfør-menyen) på siden «Oppgjørsoppstilling». Se ytterligere beskrivelse i avsnittet «Oppgjørsoppstillinger».

For øvrig vises det til avsnitt «Funksjonsmaler» for beskrivelse av de øvrige funksjonsmalene som må settes opp.

Kategorisering

For å lette en oppgjørsmedarbeiders arbeid med å flette dokumenter, dvs. at Next hjelper brukeren til å finne riktig mal i det han/hun utfører en handling, er det i 4.0 levert flere nye kategoriseringer. Nedenfor listes opp de som må konfigureres i forbindelse med overgangen til Next Oppgjør.

Dokumentkategori

I tillegg til funksjonsmalene for følgebrevene til oppgjørsoppstillingene, må malene for de faktiske oppgjørsoppstillingene kategoriseres riktig med følgende dokumentkategori:

• Oppgjørsoppstilling selger
• Oppgjørsoppstilling kjøper

Når det finnes maler koblet til disse kategoriene, vil Next kunne flette oppgjørsoppstillingene på oppdraget.

Depotjournaltype

Du kan velge én eller flere depotjournaltyper som du kobler til en mal.

Kobler du en depotjournaltype til maler, vil du ved utsjekk av et depotdokument kunne flette et dokument basert på maler som er kategorisert til samme depotjournaltype.

Posteringskode

For å kunne velge posteringskode må du først velge at malen tilhører fasen «Oppgjør».

Velger du en posteringskode vil du kunne flette et dokument på en postering etter at den er postert. Du vil se ikonet for å flette når du holder musepekeren over posteringen:

Klientinnstillinger (Next Office) – Innfri lån

Du kan også flette dokument i seksjon «Innfrielse restgjeld» på lån som ikke har status «Innfridd» (Når posteringen er innfridd ligger den i øvre del «Til utbetaling»):

Forutsetningen for å få frem fletteikon på disse postene er at den posteringskode du kobler til malen er den samme som er koblet til funksjon «Innfri lån» på klienten i Next Office (Firma-innstillingene):

Kommunalt register (Next)

Tinglysingsetat er trukket ut fra kommunenivåene og ligger nå på et eget nivå for knytning pr. eieform. De som har tatt i bruk det kommunale registeret må derfor legge til kontaktene på denne nye kommunekontakten:

Oppgjørsinnstillinger (Next)

På administrasjonssiden i Next finnes det ulike oppgjørsinnstillinger som hvert foretak må gjennomgå før oppstart på Next Oppgjør.

Sortering av overskrifter i oppgjørsoppstillinger

Oppgjørsoppstillingens overskrifter (ref. beskrivelse i avsnitt «Posteringskoder (Next Office)») kan settes opp med standard sortering i Next. Her kan du velge å sortere posteringene under hver enkelt overskrift stigende eller synkende etter dato eller beløp.

Innstillinger for Co-signering

Dette er et verktøy for kontroll av utbetalingsposteringer. Her kan du angi beløpsgrenser og «whiteliste» mottakere og kontonummer som ikke trenger å bli godkjent før utbetaling m.m.

I selve co-signeringsløsningen er det mulig å se hvem som er inne og godkjenner utbetalingene. En oppgjørsmedarbeider som har sendt posteringer til godkjennelse kan ikke godkjenne sine egne poster.

Oppdragskontroll

Next Oppgjør legger opp til at det kan foretas en oppdragskontroll i det megler overfører oppdraget til oppgjør. Se konfigurasjon i avsnitt «Sjekklister (Next Office)».

Dersom oppdragskontroll er tatt i bruk, vil megler få frem et sidepanel når det hukes av i sjekklisten at oppdraget skal overføres til oppgjør.

Next gjør en kontroll mot opplysningene/dokumentene på oppdraget i følgende seksjoner:

Mangler vil markeres med rødt slik at megler kan gå inn og registrere det som mangler før han/hun kan overføre